Destrucción confidencial para abogados y gestorías en Barcelona

El secreto profesional garantizado en la Constitución Española (Art. 24.2) y en el Estatuto General de la Abogacía impone un deber permanente de confidencialidad sobre toda la información que los clientes confían a sus letrados.

Riesgos específicos para despachos y asesorías

• Expedientes judiciales y escrituras notariales: Contienen balances contables, testamentos, datos de menores o estrategias procesales cuya filtración acarrearía consecuencias penales y éticas irreversibles.
• Auditorías de Protección de Datos: La AEPD puede comprobar, en una inspección, cómo se destruye la documentación con datos personales y exigir que exista un procedimiento y, si se subcontrata, un contrato con el encargado del tratamiento.
• Contenedores rotatorios en el despacho: La solución más limpia y cómoda para gestorías y bufetes es disponer de un contenedor metálico con cerradura en las oficinas. Los empleados depositan borradores, demandas antiguas o fotocopias diariamente, y nuestro equipo realiza la recogida periódica sin interrumpir la actividad jurídica.

Cuánto tiempo conservar un expediente antes de destruirlo

Destruir demasiado pronto puede ser tan problemático como no destruir nunca. Algunas referencias habituales: la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales exige a los sujetos obligados conservar durante diez años la documentación de la diligencia debida; el Código de Comercio obliga a conservar seis años la contabilidad y su documentación; las obligaciones tributarias prescriben a los cuatro años; y las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco (artículo 1964 del Código Civil). Cada despacho debería fijar un plazo por tipo de expediente y aplicarlo de forma sistemática.

Originales del cliente, copias y borradores

Los documentos originales que el cliente entrega (escrituras, poderes, contratos) deben devolverse o conservarse según lo pactado: no se destruyen sin su conocimiento. La destrucción se centra en copias, borradores, notas de trabajo y expedientes cerrados cuyo plazo de conservación ha vencido. Dejar constancia de qué se destruye y cuándo ayuda a justificar la decisión si más adelante se reclama un documento.

Buenas prácticas para un despacho o una asesoría

• Sustituir las papeleras por contenedores cerrados con cerradura y vaciarlos solo por personal autorizado.
• Aplicar una política de mesa limpia: ningún borrador con datos de clientes queda a la vista al final de la jornada.
• Firmar con el proveedor el contrato de encargado del tratamiento que exige el artículo 28 del RGPD.
• Archivar el certificado de cada destrucción junto a la documentación de protección de datos.
• Formar a todo el equipo, incluido el personal temporal y los becarios, en cómo y dónde se desecha el papel.