Plazos legales para conservar facturas, nóminas y escrituras

Acumular cajas y carpetas de archivo en las oficinas no solo reduce el espacio útil de su empresa, sino que incrementa el riesgo de fugas de información y contraviene el principio de minimización de datos del RGPD (Art. 5.1.c). Sin embargo, destruir documentos prematuramente puede acarrear sanciones de la Agencia Tributaria.

Tabla Resumen de Plazos Legales de Conservación de Documentación en España

• Facturas, libros contables y justificantes fiscales: 4 AÑOS conforme a la Ley General Tributaria (Art. 66 LGT). Sin embargo, el Código de Comercio (Art. 30) exige conservar los libros contables y facturas emitidas/recibidas durante 6 AÑOS. *Recomendación jurídica: conservar 6 años.*
• Nóminas, TC1/TC2 y contratos laborales: 3 AÑOS según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). No obstante, para contingencias de Jubilación o Seguridad Social, es aconsejable guardarlos durante 5 AÑOS.
• Documentación de Prevención de Riesgos Laborales (PRL): 5 AÑOS como mínimo desde la finalización de la exposición del trabajador a los riesgos.
• Documentación de Prevención de Blanqueo de Capitales (Bancos, Inmobiliarias, Abogados): 10 AÑOS (Ley 10/2010).
• Historias clínicas y radiografías sanitarias: 5 AÑOS como mínimo contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002 de Autonomía del Paciente). La normativa autonómica catalana amplía algunos plazos: compruebe el que le corresponde antes de destruir.

El proceso de Expurgo y Vaciado de Archivos

Una vez transcurridos los plazos legales obligatorios, es responsabilidad de la empresa proceder a la eliminación física irreversible mediante un servicio certificado de destrucción confidencial P-5.

Otros plazos que conviene tener presentes

• Acciones civiles personales sin plazo especial: prescriben a los cinco años (artículo 1964 del Código Civil). Por eso muchas empresas conservan los contratos cinco años después de que termine la relación.
• Reclamaciones laborales de salarios y otras cantidades: un año desde que pudieron exigirse (artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores).
• Libros societarios y de actas: deben conservarse durante la vida de la sociedad y, como regla general, seis años después de su liquidación.

Los plazos pueden variar según el sector y las circunstancias; ante la duda, consulte con su asesor.

Datos personales: conservar solo lo necesario

El RGPD establece el principio de limitación del plazo de conservación (artículo 5.1.e): los datos personales no pueden guardarse más tiempo del necesario. Cuando ya no son necesarios, pero todavía pueden exigirse responsabilidades, la LOPDGDD prevé su bloqueo (artículo 32): se conservan separados y restringidos, solo a disposición de jueces, tribunales o administraciones. Pasado ese tiempo, se destruyen.

Cómo montar una política de conservación

1. Inventariar los tipos de documentos que genera la empresa.
2. Asignar un plazo a cada tipo, indicando desde cuándo se cuenta (cierre de ejercicio, fin de contrato, alta del paciente…).
3. Designar un responsable y un calendario anual de expurgo.
4. No destruir nada sujeto a un procedimiento judicial, una inspección o una reclamación abierta, aunque su plazo haya vencido.
5. Levantar un acta o conservar el certificado de cada destrucción, con descripción de lo destruido, fechas, volumen y nivel de seguridad aplicado.